实习审核员如何提高审核技能

实习审核员如何提高审核技能

当第一次到受审核组织审核时，作为实习审核员的我，心情十分紧张，如何编写检查表，如何向受审核方的部门领导提问，如何现场抽样，如何查阅样本。真如老虎吃刺猬，不知如何下口。
　　根据中国认证认可协会发布的审核员的注册准则及其实施指南的要求，要想成为一名注册审核员，必须在技能和知识方面满足体系和审核所依据的标准以及审核程序、过程和技巧等能力，且这些能力应在作为审核组成员至少完成4次完整体系审核，且现场审核人日不少于20天中获得。内容多、要求严、时间紧，如何才能完成实习要求？笔者的切身经验是应该在熟悉标准、编写检查表、现场抽样、编写不合格报告等方面下足工夫。

熟悉、理解标准灵活掌握标准

作为审核队伍中的一名新人，经过系统的标准培训，不仅从字面上认识和理解了标准，还掌握了一些审核的基本理论，但在现场审核时如何依据标准运用审核技能完成审核任务，还需要从实践中取得经验。
　　ISO 9001标准1.2条款指出：“本标准规定的所有要求是通用的，旨在适用于各种类型、不同规模和提供不同产品的组织。”这就给了标准的使用者适宜的灵活性。而且，标准中的条款多处使用了“适当时”、“适用时”、“适宜时”、“必要时”、“只要可能”等，更给了标准的使用者结合实际、灵活处置之便。
　　在现实中，因为受审核组织的产品不同，对标准条款的侧重点不同，就是生产同一种产品的不同组织，也可能因为工艺的不同，确定的过程存在一定的差别。这就要求审核员熟悉标准、理解标准和依据标准，既不能拘泥成法，生搬硬套，更不能脱离标准。只有这样，才能对体系的适宜性、充分性、有效性做出正确的判断。
　　认真对待每一次实习机会

检查表是实施审核的提纲

一份有价值的检查表，体现的是审核员的审核思路。条理清晰的检查表，能使审核中保持审核目标的明确、审核目的的周密完整，以及审核的节奏等，还能减少审核员的偏见和随意性。
　　我第一次编写检查表差不多用了一个通宵，但还是条理不清、重点不突出。事后，我在认真学习和研究了级别审核员的检查表后发现，我编写的检查表忽视了受审核方产品和过程的特点，只把条文变成了疑问句，而且，检查表只列出了审核项目，缺少审核方法和对抽样量的策划。
　　这时，我才认识到应该如何编写检查表。首先，要明确审核原则，就是体系标准、受审核方现行有效的体系文件、适用于组织的产品及过程的法律法规等要素。其次，要认真阅读受审核组织的质量手册和程序文件，以便了解受审核组织的基本情况，以及专业技术知识，如产品及服务的提供过程、产品及服务所需主要设施、主要监测设施等，做到心中有数。第三，要明确审核序列。初次审核和复审是关系到受审核组织能否获得和保持认证证书的问题，时间相对充裕，检查表准备要详细。监督审核时间较短，要突出重点。第四，要清楚审核计划。审核计划将由组长在审核组预备会议上传达。会上，审核组长还要介绍受审核方的基本概况、产品和过程的特点及控制要点，明确审核重点，下达现场审核任务并对实习审核员进行培训，讲明审核活动的时间安排和审核路线等要求。这些信息对实习审核员准备检查表及提高自己的审核水平尤为必要。
　　掌握抽样方法
　　抽样是审核的基本方法。由于审核时间的限制，审核员不可能检查到审核范围内的所有活动、操作、过程、文件记录，只能以样本来证实相应的审核对象是否符合要求。从这个意义上说，审核就是一个抽样调查的过程，具有一定的局限性，也具有一定的风险性。要保证审核的系统性和完整性，选定的样本必须应该具有代表性。自己一定要坚持“亲”、“量”、“层”、“均”、“信”五字方针。“亲”就是亲至现场抽样，不能由受审核组织推荐提供。“量”是要保证一定的数量。抽取的样本通常有两种状况，一是现场样本数量的抽取，一般情况下，初次审核时为受审核组织所有现场数的平方根取整；复审时与初次审核相同，或可减少为现场数量平方根的0.8倍；监督审核为现场数量平方根的0.6倍。二是抽取工作样本，一般以3～5个为宜。“层”是指要分层抽样，按照产品、活动、设备、生产线、岗位或记录等分层。“均”是要适度均衡，要综合考虑各个部门抽取的样本量，不能此多彼少。“信”就是要相信自己的样本。
　　刚开始时，我总想在一个部门找出些不合格，以证明自己的认真。同行的级别审核员及时给我指出，“审核寻找的是审核证据而非不合格项，要对抽样调查的结果有信心。”
　　掌握不符合报告的书写要领
　　作为实习审核员，首先要弄清不符合项就是体系审核过程中发现的不合格。第二，要弄清不符合项形成原因的3种情况：一是体系文件不符合标准，二是体系现状未按体系文件或适用的法律法规的要求执行，三是体系运行的结果未达到预期目标。第三，要正确界定严重不符合项和一般不符合项。判定为不符合项及其性质时，要经审核组的级别审核员和审核组长的同意。特别是严重不符合项的判定，要经全审核组讨论并报认证机构同意后再定。因为它对受审核方能否通过体系认证具有关键性的作用。
　　善于学习审核技巧
　　现场审核主要是通过观察、查阅文件和记录、提问与交谈、追踪验证等方法来实施。从哪儿开始问起以及怎么问，是有一定技巧的。虽然书本里介绍了如“开放式”、“封闭式”、“澄清式”等多种方法，但采取何种方法最合适，要因人而异。如审核领导层时，审核组的级别审核员告诉我说，可以先让领导简明介绍一下组织的概况，逐步引入主题。如果受审核方的整个领导班子参加，就不要只问一位领导，那样会给其他领导造成错觉，好像审核与自己无关，而应逐个询问，既可活跃气氛又增强了其他领导的信心。提问时，对审核对象的回答要仔细倾听，表现出感兴趣的表情，同时要注意引导。
　　审核中，对调查获取的信息和证据做好记录。记录应清楚、准确、具体，易于再查。记录时，要把审核取证时间、地点、调查对象、主要过程和活动实施概要、凭证材料、涉及的文件、标识以及不符合事实的主要情节、具有可追溯性的信息等反映出来。
　　观察也很重要。在现场审核时要仔细观察审核现场的环境、设备状态、产品和标识、过程和记录等。当发现问题时应进行深入的调查以确定审核证据。如发现不符合项时，应适当增加抽样量，以确定所发现的不符合项是属于偶然问题还是系统问题。
　　审核要靠口问、耳听、眼看、手写。实习审核员要注意锻炼这些方面的能力。再者，在审核组内的例会上，要争取先发言，主动谈出自己的看法和认识，表明自己的看法，级别审核员会根据自己的发言给予具体分析和指导，做出恰当的结论。
　　天下无难事，只怕有心人。每位实习审核员只要用心，都能尽快成长为一名级别审核员。