4.4.5 文件控制
应对本标准和环境管理体系所要求的文件进行控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.5.4的要求进行控制。
组织应建立、实施并保持一个或多个程序,以规定
ａ） 在文件发布前进行审批，以确保其充分性和适宜性；
ｂ）必要时对文件进行评审和更新，并重新审批；
ｃ） 确保对文件的更改和现行修订状态做出标识；
ｄ） 确保在使用处能得到适用文件的有关版本；
ｅ） 确保文件字迹清楚，易于识别；
ｆ） 确保对策划和运行环境管理体系所需的外来文件做出标识，并对其发放予以控制；
ｇ） 防止对过期文件的非预期使用。如须将其保留，要做出适当的标识。
一，本条款目的
（１）规定了对环境管理体系所要求的文件的控制要点，确保组织对文件的建立 和保持能够充分适应实施环境管理体系的需要；
（２）识别和控制所有包含组织环境管理体系运行和绩效的关键信息的文件和资料。
二,理解要点
（1）文件控制的含义：
● 文件控制是指对文件的编制、 评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、作废和回收等全过程活动的管理工作，组织应对此建立、实施并保持一个或多个文件化的控制程序 。
● 记录是一种特殊类型的文件，其特殊性表现在当记录尚未填写时，空白表格起着指导体系运行的作用，属于一般性文件；而一旦表格填写完毕，起到提供所完成活动的证据的作用时，则转变为记录的范畴。作为记录的文件应按本标准4。5。4 的要求予以控制。
（2）文件控制的作用和地位。环境管理体系文件是组织环境管理体系有效运行 的依据，主要包括环境管理手册、程序文件、作业指导书、操作规程、技术标准和检验规范等体系相关性文件，同时还包括适用于组织活动、产品和服务的环境法律法规和其他要求。文件是行动的指针，因此，文件的控制和管理工作对体系运行至关重要，它是为实现环境管理体系基本功能起保证作用的辅助性要素，如果文件的使用和管理工作失误，将对组织的环境管理工作带来重大影响。
组织应对其环境管理体系文件进行系统化和规范化的管理，以保证文件的适宜性、有效性、完整性和协调性，保证与环境管理体系运作有关的所有人员在履行其职责时都能获得正确的、现行有效的信息，作到有章可循。需要注意的是，组织体系的成功运行并不等于一定要拥有一个繁琐的文件控制系统。组织应紧密围绕环境管理体系的有效实施和环境绩效的持续改进这一目的，来建立一套简洁、方便、快捷、准确、实用而又有效的文件控制机制 。
（3） 对文件控制的要求：
● 文件发布前应由授权人审核并确认其适宜性， 批准后按照文件发放范围进行发放，并做好登记和注册；
● 文件实施过程中，体系的各种情况可能发生变化（如活动、产品、服 务、 过程、设备、法律要求等发生变化）， 此时有必要根据自身需要对原文件进行定期评审，以确认其适宜性和效性；确定更新的可能性、内容和范围并予以修订。修订文件前后均应由授权人进行审批；
● 组织所有文件的修改和现行修订状态应能够得到识别（如采用受控文件清单、文件登记簿、修订一览表、更改记录等方式）；
● 确保在使用场所和关键岗位能得到适用文件的现行效版本。文件管理应由专人负责，未经允许，不得随意复印、复制和外借，以免丢失或损坏；
● 文件应字迹清晰可辨，注明批准颁布日期和修订日期，标识明确，易于识别并容易查找。应明确文件的存取位置和简便的文件查找方法，编制文件目录并对文件统一编号；
● 确保对策划与实施环境管理体系所需的外来文件（如法律法规和其他环境要
求、技术标准、相关方要求等）做出标识，并对其发放予以控制；
● 文件失效后应及时从所有曾经发放的部门和使用场所收回，避免非预期使用或误用；
● 法律要求有些文件失效后还应继续保留，以备必要时查询所需信息，或出于保留知识和信息的需要不能销毁，对这些文件应有明显区别于有效文件的适当标识。
（4） 对控制程序的要求。环境管理体系文件和资料控制程序应考虑以下几方 面因素：
● 识别所需控制的所有文件和资料，其中包括组织环境管理体系运行和绩效的关键信息；
● 规定并保持有关建立、评审和修订各种类型文件的方法和职责；
● 对环境管理体系文件的标识、批准、发布和撤消等系列活动的控制；
● 对外来文件的管理；
● 在规定的期间内对文件予以保存。
三,实施与审核要点
1.环境管理体系文件发布前和个修改后经过审批的证据
2.必要时,对环境管理体系文件评审和(或)个性的证据
3.对文件的理发及其修订状态进行标识的证据
4.在使用处得到 并使用有关版本的适用文件的证据
5.文件的字迹清晰并易于识别的证据]
6.对外来文件进行标识并控制其分发的证据
7.对过期文件进行管理的证据
4.4.6 运行控制
组织应根据其方针、目标和指标，识别和策划与所确定的重要环境因素相关的运行，以确保其通过下列方式在规定的条件下进行：
ａ） 建立、实施并保持一个或多个形成文件的程序，以控制因缺乏程序文件而导致偏离环境方针、目标和指标的情况；
ｂ） 在程序中规定运行准则；
ｃ） 对于组织使用的产品和服务中所确定的重要环境因素，应建立、实施并保持程序，并将适用的程序和要求通报供方及合同方。
一，本条款目的
（１） 通过制定并落实计划和措施安排，确保与重要环境因素有关的运行活动始终处于有效的受控状态 ；
（２） 实现对环境因素的有效控制，满足环境方针、目标和指标的要求。
二，理解要点
（１） 运行控制是组织环境管理体系的重要核心要素，是控制重要环境因素的主要手段之一。组织应根据环境方针、目标和指标， 确认与重要环境因素有关的运行和活动。这些运行和活动通常包括：产品的开发与设计；原材料的采购、储运、加工和生产；技术方案的选择；设备、工艺流程和技术参数的确定；产品的生产、储存、运输、销售、使用、维护和回收利用；营销和广告活动以及用户服务等。确定这些重要的运行活动时应充分考虑过去、现在和将来潜在的环境影响，同时也要注意正常、异常和紧急等不同状态。
（２） 运行控制的实质就是对组织活动、产品和服务中造成环境影响的点进行控 制，使组织的环境行为始终处于受控状态。因此，组织应针对已经确定的运行和活动建立并保持文件化的控制程序，确保重要环境因素得到有效控制，以最终实现环境方针、目标和指标的要求。通常，不同类型、 性质和规模的组织所要求的运行控制程序 有较大差别，但它们多直接从标准4。4。6条款引出， 而且是落实具体运行控制要求的一个程序组。常见的运行控制程序有大气污染程序、污水排放控制程序、噪声排放控制程序、固体废弃物处置程序 、能源资源控制程序、新建扩建改建项目环境管理控制程序、相关方环境行为控制程序、化学危险品控制程序等，组织还可根据活动、产品和服务的特点制定相应的、具有本组织特色的运行控制程序。需要特别注意的是，对环保设施和主要生产设备的维护和预防性保养，也应作为组织运行控制的重点内容，因为环保设备失灵往往是造成潜在事故和紧急情况的根源，而这方面的运行控制工作又常常被组织所忽视。
（３） 组织在制定运行控制程序时应考虑以下方面的问题：
● 并非对所有的活动都建立书面化的程序，而是针对那些能产生重大环境影响的关键活动，是否触及法律法规及与环境因素有关的其他要求。尤其对于那些因缺乏程序指导会导致偏离环境方针、目标和指标的活动，应编制相应的文件化程序。
● 在程序中要规定过程操作的要求，并明确运行所依据的标准，以便相关人员遵照执行，并据此检查实施情况。运行标准通常是指组织适用的环保法律法规条款、国家强制执行的污染物排放标准、组织的环境目标、指标和绩效水准等。
● 除了管理自身的运行和活动之外，组织还应对与其活动、产品和服务有合同关系的相关方的环境因素和环境影响给予关注。通常，组织所使用的相关方的产品或服务可能直接构成组织生产产品的一部分，也可能是其生产产品所使用的辅助产品，这方面的环境因素一旦失控，很可能对组织的环境管理体系造成负面影响。因此，组织应通过合同条款或其他方式，如宣传教育、监督检查等，使相关方了解组织环境管理体系的要求，以期实现控制或施加影响。组织针对相关方所建立的控制操作性程序和有关要求应通报提供产品或服务的供方和承包方，使其在提供产品或服务的过程中，按照控制程序和有关要求来做。
三,实施与审核要点
1．组织识别并策划与所确定的重要环境因素有关的运行活动的证据
2．组织针对没有程序文件可能导致偏离环境方针＼目标＼指标的运行活而制定的程序文件，以及按照这些程序文件实施运行控制及其有效果的证据
３．运行控制程序中明确规定相应活动的运行准则的证据，及其招待情况的证据
４．组织针对使用的产品和服务中的已识别的重要的环境因素建立控制程序的证据
５．组织向供方和合同方通报适用的程序和要求及其实施效果的证据
