体系的“资料模式”

      到过许多企业审核，常常发现企业总是临时准备资料，把以前缺的记录一股脑儿都补齐了，然后来应对审核组，结果搞得自己很累，还美其名曰：“资料模式”。

      诚然，中国许多的中小企业，就是建立了所谓的“资料模式”体系，平时该现场做的记录不做，该形成的文件没有形成，总是在短短一两天内把一年的记录完成，或者让咨询老师提供一大套记录，打印出来了事。

      这样的做法有意义吗？意义就是给审核组看后，给自己发个证书，或是保持了那份证书。所以证书是靠资料堆叠出来的。

    其实，中国从导入ISO9000开始，就陷入了“记录”的陷阱中无法自拔，从企业建立体系，到咨询老师辅导，到审核员审核体系，都在做所谓保持证据的事情。

    适度的保持证据是应当的，这个无可否认，但是，当它过度化，就将给体系的运行带来伤害，而且是极其深远的伤害。

   第一：形成了对记录的误导。在认证活动中，做得最假的往往就是管理层的体系验证报告之类的活动，管理层带头作假记录，会给操作层面的人员一个概念----记录是不重要的，而且可以造假。

   第二：妨碍了体系的持续改进：因为有太多的记录，企业即使对体系的实际运行有了许多的改进，也轻易不敢对原有的管理体系文件进行修改，一改一方面涉及文件的修改，一方面涉及记录的变化，成了一个浩大工程，还不如不改的好，因而改进的结果，往往变成体系和体系文件越来越远，最后就成了互不相干的两个部分。

   第三：阻碍了真正有用信息的收集：盲目过度记录，或者是类似信息的反复记录，让执行者因为疲于记录，而不愿把现场或操作过程中的异常情况记录下来，从而导致记录反映不了真实的情况。

     现在有许多说法，要给体系减肥，其实减肥首要减的，就是记录。

   体系的策划者应当真的去做一次体验：如果我是这个岗位的人员，要填写这么多记录，可以日复一日地做吗？可以在同一时间内完成吗？可以在最大生产量的条件下完成吗？只要真的这样去尝试一下，我想所有的策划都会人性化一些。

    简化的记录可以从以下几个方面考虑：
   1，可追溯信息单一化：比如有些企业有定单号，批号，原料号，等追溯标记，这样的标记，只要不造成混乱，一个足矣。

   2，记录简约化：用打勾打叉，来代替具体的文字描述，会省掉许多事情。

   3，同一过程或同一时段记录在一张表格：有些企业会有专门的卫生检查，机器保养，监控等记录，只要可能，是要可以把它简化成一张表格。

   也许会有人觉得这样做，检查记录很不方便，不同部门要抽取记录也不方便。但，只要想想，是检查记录的频率高，还是填写记录的频率高，是真实记录信息重要，还是抽查记录重要，就知道：不能为了图管理方便，而让操作者麻烦。