Word编写论文十大技巧

现在正是大学毕业生完成毕业设计、撰写毕业论文的时候，大家往往要苦熬一个多
$\6Dy2Es|0月才能完成自己的毕业论文。现在大家主要都是用Microsoft Word来编辑论文(不论食品伙伴个性空间[d#Yz Q!X3@&RAr
各位用哪个版本，基本功能都是一致的，以下简称Word)。如果不能充分Word的一些
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b%Bu;oK0强大功能，大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候，可能经常要为不断地调
s/oTc n[%PTH0整格式而烦恼。在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，以求抛砖引
O,sS[~g0玉。食品伙伴个性空间5Z L'M:mB0@


tJG\Rm,wa0一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，内容是指文章作者用来表达自己食品伙伴个性空间f"Z5@ V3S P
思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指论文页食品伙伴个性空间7T*_ d{/i
面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章食品伙伴个性空间kF(G}k4g1a
在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一食品伙伴个性空间p D
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个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。食品伙伴个性空间;M#ua%oAVD7{M
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笔者认为，论文“表现”的编辑，是一个非常费时费力的工作。如果在写论文之前
}1Dw#p"pX0，做了各方面的准备，并按照一定的规律来编写和排列，会起到事半功倍的效果；食品伙伴个性空间4N5WNk7~^/T
否则，会给你带来无穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士论文的体验，向各位提供
9ld m ]t5t|0如下建议，供大家参考。
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  1、用好样式
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UMO5E9CQm0  编写论文，一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可食品伙伴个性空间{L F-?Kw
以自定义样式。 如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要
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e6CQ0注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对
}F+hVd n!f"p^%v0于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出
ZT/jCvR'iBr0错机会。如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。
2H!G8^%q:e'o0使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。
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一般情况下，不论撰写学术论文或者学位论文，相应的杂志社或学位授予机构都会食品伙伴个性空间a*\$tG%p%]*Dy leoX
根据其具体要求，给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行食品伙伴个性空间w7o3_O/X)Oq
间距17磅等等。这样，论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定，这食品伙伴个性空间9w5Z3nd:d_A [$n
样就会很方便的编写论文了。食品伙伴个性空间#D ]A1ZF~
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如笔者用Microsoft Office Word 2003进行样式设计如下图：
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1|(UD-p _02、使用交叉引用设置编号食品伙伴个性空间qF`3pC2Nz6p0y
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一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的
2mwE^3\/j0修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编食品伙伴个性空间0_5_7B e:T.|u q4k
号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自食品伙伴个性空间m?pv8`,x2y
己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号
lvT7D)x-DTN0和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。
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3、对齐食品伙伴个性空间e*nrdB/\b2|
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  一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文食品伙伴个性空间B5V6m4zN+`
档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进食品伙伴个性空间8@g8n!} Fv
行。如果发现自己手动打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免食品伙伴个性空间#V_ vl d1_
。同理，一定不要通过敲回车来调整段落的间距。食品伙伴个性空间*BN8ru G\6G9W

[s#}|J}04、绘图技巧食品伙伴个性空间T9qp;B F0{A6lbZ

YC.x a){.~9f/L0  论文中会用到很多图表，笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格，表
-x$R:M3hc"g$wf`0格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程图
-c;_r+M\O0的编辑，笔者强烈建议使用Office 2003中绑定的Microsoft Office Visio Profes食品伙伴个性空间 Cf;@8jr/R/w
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sional 2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDra食品伙伴个性空间SY]8z4K#h-O
w，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。
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  5、编辑数学公式
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&~(Wo2KWM1sW_0  在论文中编辑数学公式，个人建议使用MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器
!T'Vv q#rQ4c j0就是它的3.0版。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。推荐
+Z3WH-_|g0使用 MathType 的自动编号和引用功能，这样首先有良好的对齐效果，还可以自动
2v wvtTqy0更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观食品伙伴个性空间 UYV#gR:u1UdY5[
，这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒论文撰写者，如果你计算机上安装
%G&Z'vGx0了MathType5.0后，撰写公式的速度非常快，占用少量的CPU。但是，当你准备打印食品伙伴个性空间\*@gF$lWD
论文的时候，要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印，不然，我们的公式就“
/oAe&j K"j0不翼而飞”了。
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0TM[9L/GjD~06、参考文献的编辑和管理食品伙伴个性空间6e5sC,R+Li(A"U
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  如果你在写论文时才想到要整理参考文献，就已经太迟了，但总比论文写到参考
0d3Q A2w9U o.?p`0文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工
M2i?0o#l0整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能，食品伙伴个性空间[)oTc;m*U&YA
用插入尾注的方法也很不地道。
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  我建议使用Reference Manager，它与Word集成得非常好，提供即写即引用（Cit
a[:?F:RQn0e while you write，简称Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信食品伙伴个性空间k8P/^VT(KKB'Y_j;@
息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成食品伙伴个性空间2g2TX B3S
非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新食品伙伴个性空间8m R KU:rJTL
的。这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对
b-[:y`^T X0参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说，本次输入的参考
|)qe-kk,m3]%f0文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。食品伙伴个性空间]+~sQDqI
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7、使用分节符
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R3s9XT/b8d0  如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并食品伙伴个性空间'q-JX3Zc3X'K\
给每一节设置不同的格式。
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  上述七点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容食品伙伴个性空间 ChK.jf%nJdlt
，文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的食品伙伴个性空间7Xrs(Ce p-}'Jj
排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word 早已提供了足够强大的功能
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Q-haBMO4k-]"_"s0  8、使用子文档食品伙伴个性空间O4i D%s/K$^
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  学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有
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(CFAdX&?[0  建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件

V;Pws+@d)C2q0小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建
O9YVw/bN/o0议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控
^dH)G@c?,u0l.G[0文档要好。
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9、及时保存、多做备份
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TI&d:`/C0设置自动保存，还有一有空就Ctrl+S。
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qN(Wmww0  不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。Word提供了版食品伙伴个性空间(|ki2D f0K ?6R'^
本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能
;Hr3k9Y$V.[+nE"j{(X]0。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了
q$T y!q(c"B O{0E3^0，个人感觉不实用。还是多处备份吧。另外提醒一下，插入的图片、和公式最好单
3h7c]QHw2~,X0独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和
j[#D(g}&S0公式都变成了大红叉，哭都来不及了。
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10、大纲视图与文档结构图
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  使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便。食品伙伴个性空间#n*z5}k0rxNv.c9J

!^~"LE8HTIy2E!~3LJa0  使用文档结构图让你方便地定位章节。食品伙伴个性空间J2IFP ` Xv'hC

0h6O&fJ;g ^0  有人说，硕士写毕业论文就像干一个月苦力搬运工一样，累死累活，写不了多少食品伙伴个性空间%_N'~#?#\ bGy
东西；博士写毕业论文就像生孩子，挑灯夜战也得一个春秋。上面的建议并不全面
1pzF z&g-e+kW0，但相信比较管用，希望各位论文撰写者能从中有所收获。如果还有疑问，自己花
.~5D B cu!M` ~lz0些时间研究一下Word的帮助，相信会有事半功倍的效果。