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Word六宗罪

上一篇 / 下一篇  2009-03-19 20:21:23 / 个人分类:办公资料

  这年头,有谁不认识Word?你也许说:“刚才我还在邮件中发送了一个Word附件,这么多人都在用,说明已经接近完美了吧?”非也非也。任何事情都不是绝对的,来看看它的不足吧。
  
  Word不足碎碎念
  
  罪行一:大哥不认小弟
  如果你用Word 2007编辑文件保存为默认的格式,给客户发送过去,可他回复说无法打开!原来,客户电脑上装的是Word 2003版本,当然打不开这个带有x尾巴的Word文件(*.docx)。Word升级换代了,功能更强的高版本大哥不认小弟了,麻烦和误会就出现了。
  对策:首先,拥有高版本的人要注意,比如Word 2007就可以另存为“Word 97-2003文档”(见图1)。如果Office 2000、XP、2003等低版本用户要打开、编辑、保存Word 2007的文档,可以到微软网站下载兼容格式补丁包(http://support.microsoft.com/kb/924074)。
  
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  罪行二:排外
  某台机器上没装Word,而你着急按格式打印,焦急万分了吧?这就是说,其他文字处理软件并不能保证真正完全地打开Word。还好一些谦虚的软件如WPS终于改变了策略,让自己和Word的格式全面兼容,但也透出不少无奈。
  对策:没有装Word,只好选择打开方式,先用记事本或写字板凑合看看吧,至少写字板还是能完整再现Word表格。
  
  罪行三:过胖
  收到一个Word附件,好大,耐心下载,终于OK了,打开需要好长时间文档中的大量图片才显示完全,等得花儿都快谢了。Word文档的个头通常比他们所含有的文本信息大好几个数量级。下载总信息量相同的纯文本文档,可能只需要几秒钟的时间,大家一定都有切身体会。
  对策:既然要插入图片,暂时还是离不开Word,那么就给超重的Word文档减肥吧。每次打开带有多张图片的文件时,首先点击工具栏上的“打印预览”按钮,再马上关闭打印预览,再翻页就不会出现图片半天显示不出来的问题了。
  
  火速链接:
  2007年第12.5期《轻装前进,Office春季减肥操大比拼》。
  
  罪行四:表里不一
  似乎Word文档是所见即所得的,但打印效果和电脑显示效果往往不一样,尤其是有大型表格的时候。而且,你没想到的是,在另外一台电脑上可能表现出完全不同的排版和分页,因为Word会在基于用户的打印机设置——悄悄在后台对打开的文档进行重新格式化。
  对策:自己打印的话,看看打印预览还可以预防,但是发送给别人,精确定位没戏了,只好找PDF等替代品。
  
  罪行五:安全风险
  “宏”是我们熟悉的常用工具,通过编写一些脚本,能实现系列动作的简化操作。宏可以随文档一起储存,代码可能在文档被打开时自动执行,于是,Word文档中的编程代码被别有用心的人盯上了,暗中随机删除文件的脚本或其他破坏计算机的脚本被植入Word文档,运行,电脑病毒又多了一个传播媒介。
  对策:慎重对待不明邮件,因为打开附件中的Word文档,木马说不定就来光顾了!
  
  罪行六:侵犯隐私
  Word是一个精密的“跟踪仪”,你对文档所作出的每一步修改,Word在默认配置下已经自动跟踪和记录下来,在每次保存时自动嵌入到了文件之中。好了,整理好协议文档,发送给对方。商业秘密泄露了,无间道?原来,竞争对手是通过Word文档“光明正大”窥视的——文档多次修改的历史可能被看到,敏感记录可能被恢复。
  对策:
  *最近使用痕迹清理
  在Word 2003中,怎样清除历史记录呢?进入“工具→选项→常规”,在“列出最近使用的文件数”选项中,去掉复选框里的“打钩”标记就OK了(见图2)。或者用360安全卫士,进入“常用→清理使用痕迹→Microsoft Word”,就能把相关痕迹清理干净。
  *信息尾巴大扫除
  查看DOC文档的属性,我们可以从“摘要”标签页内查看到DOC文档的作者、创建时间、最后编辑时间、最后保存者及公司名称等私人信息。私人日记、辛苦做出的计划书、公司的绝密档案等资料的绝密信息被曝光……别拿安全开玩笑,防泄密,从Word开始。
  Word 2007自带隐私清除功能。点击主界面上的Office徽标,然后选择“检查文档”。在打开的窗口中,可以看到Office 2007提供了一个文档检查器(见图3),能够检查批注、修订、文档属性、页眉页脚、水印、隐藏文字等多方面的内容。点击“检查”,可能引起个人隐私泄露的用感叹号列了出来,直接点击后面的“全部删除”,信息就被清除了,非常方便。
  
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  此外,一个免费的小软件Doc Scrubber(下载地址:http://www.javacoolsoftware.info/downloads/docscrubbersetup.exe)可以轻松地把一个或多个DOC文档中的隐私内容全部或部分清除掉。
  
  更合适的替代者
  
  既然Word不是万能的,我们为什么不进行多一些的选择呢?进入Word“文件”菜单中的“另存为”命令,选择所要使用的文件类型吧。
  TXT
  无论是发送简历还是别的事务性邮件,如果不需要特殊字体或者格式,还是把纯文本复制粘贴到邮件里为妙。对方可以直接阅读邮件内容,节省了打开Word的时间,也杜绝了一些安全隐患。
  HTML
  把Word文档另存为网页格式,可以直接用浏览器把文件打开,或者发布到网上,在不同的地点方便地查看。但是,每个系统对于HTML的显示并非完全一致。如果对文档的版式要求很高,最好还是使用RTF或PDF文档。
  RTF
  这个文件格式你可能不太熟悉。但如果要把PPT转化成文字,就得另存为“大纲/RTF文件”。打开这个转换后的RTF文件,PPT每张幻灯片的文字结构基本原汁原味地保存了下来。RTF(Rich Text Format)是文字处理软件交换文档的标准格式,如果文档包含了特殊格式,而又需要接收者能够编辑,可以选择RTF文件来代替Word文件,大部分的文字处理软件都可以读写这种格式,虽然不会精确再现文档的排版,但定义排版方式也基本可以满足要求。
  PDF
  如果你要发送一个包含了大量格式的文档,但并不希望接收者轻易修改和编辑,可以考虑PDF文件,Word并不能直接用来查看PDF,可用其他专用软件查看。在某些配置好了的系统上,也可以用打印命令来产生PDF文档。下载安装一个小插件Save As PDF and XPS,Word 2007就能直接发布成PDF文件了。
  每天和文档打交道,你是否知道Word等文字处理软件把“写作”和“排版”任务进行了混合?其实,把写作和排版适当分离,使用更加标准的、有效率的格式文档。可以避免很多问题的发生,让工作更高效。
  

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