4.4.3 信息交流
组织应建立、实施并保持一个或多个程序，用于有关其环境因素和环境管理体系的
ａ） 组织内部各层次和职能间的信息交流；
ｂ） 与外部相关方联络 的接收、形成文件和回应。
组织应决定是否就其重要环境因素与外界进行信息交流，并将决定形成文件。如决定进行外部交流，则应规定交流的方式并予以实施。
一，本条款目的：
（１） 确保员工、 相关方就内、外部环境管理信息进行相互沟通和交流；
（２） 鼓励所有受组织运行影响的人员参与组织良好的环境管理实践，并对组织的环境方针和目标给予支持。
二，理解要点：
（１） 信息交流的 作用信息交流是体现组织环境管理 “人人有责、人人有关” 理 念的重要途径，是员工 和其他相关方积极参与组织环境管理事务的必要的信息保证。 因而，顺畅有序的信息流 动和传递是体系有效运作的必要条件。组织必须建立并维护在其内部和外部进行信息交 流的程序，对与环境因素和环境管理 体系有关的信息进行程序化的管理，包括环境法律 法规和其他要求变化的信息、外部相 关方的环境信息、有关化学品使用方面的信息（毒性、安全数据、安全使用说明）、 监测和测量结果信息、不符合方面的信息以及体系运行的其他信息。
组织进行内、外部信息交流的作用还在于阐明管理者对环境保护的承诺，提高对环境方针、环境目标、指标和环境管理方案的认识，并调动员工的积极性，促进公众对组织改进环境表现的理解和认同。
（２） 信息交流的内容：
● 内部信息 交流包括组织内部自上而下、自下而上和左右之间的信息交流：
———组织的管理层要向全体员工公布并解释组织的环境方针，使员工理解并熟记环境方针的内涵和要点，将其作为指导环境管理工作的指针；
———各级管理者要使全体员工明确本岗位活动中存在的环境因素、环境影响和相关环境职责，掌握相 关的程序文件和作业指导文件的要求以及必要的操作技能；
———要创造良好的企业文化，使上下级关系融洽，鼓励全体员工积极参与并献计献策；树立员工的环境保护意识，在企业内部形成浓厚的贯彻标准、保护环境人人有责的气氛；应建立奖惩制度，表扬先进、批评落后、鼓励创新并加强监督。
———应定期向全体员工发布有关组织环境目标和指标实施进展情况的信息，员工应掌握现场第一手信息，及时报告组织在活动、产品和服务过程中存在的主要环境问 题，并进行定期交流，共同分析原因，提出整改措施；此外，管理层还要向各部门通报组织所取得的环境绩效 以及内审和管理评审的结果。
———组织的各个职能部门之间要保持良好的信息沟通，了解本部门与相关部门之间的工作衔接，明确各自职责，共同协调，相互配合做好环境管理工作。
● 组织的外部信息交流应考虑所有相关方的观点和信息需求，主要包括自内向外和自外向内的信息交流：
———组织应采取积极姿态向外部展示环境方针的承诺， 接受公众和社会舆论 的监督，应展示环境绩效方面所取得的成果，以此作为组织的形象工程，取得外界的认同和支持，并获得有利的竞争地位；
———应定期向环保主管部门汇报组织遵守法律法规的情况，并了解环境法律法规和其他要求的变化情况；
———应向组织的供应方、合同方、分承包方等相关方及时通报有关组织环境管理体系的要求；
———应就组织的紧急情况和突发事件与外界消防、救助部门取得联络，并保持良好沟通，包含就应急计划和其他问题与官方机构的联络事宜。
（３） 信息交流的方式。组织的内部信息交流通常可采用内刊、板报、张贴公告、标语和宣传栏、业务通讯和简报、职工建议箱、各种例会、电子邮件、内联网或内部培训以及环保小组活动 等形式；外部交流则可采用年度报告 、法规要求的呈文、产业协会出版物、通讯简报、 传媒、商业广告、互联网和社区会议 等形式，也可通过参加相关团体的活动、设立开放接待日或公布投诉和咨询电话等方式 开展外部信息交流。无论是内部信息交流或是外部信息交流，都应注意确保所有的信息 都清楚、简明和准确。
（４） 外部信息交流的策划和机制的建立。组织应对自身体系的信息交流工作进行整体策划。策划应考虑的因素包括：交流对象、交流的主题和内容、可采用的交流方式等。组织应决定是否就其重要环境因素与外部进行交流，应将决定形成文件；如果决定进行外部交流，则应规定一种或多种方法，或为此单独建立一个程序。方法和程序可因所交流的信息类型、交流的对象及组织的个体条件等具体情况的不同而有所差别。
标准特别强调组织应建立与外部相关方进行信息交流的双向机制，对外部信息的接收、记录、传递、调查研究、处理和答复的全过程要形成文件化的管理程序，明确相应职责。通常，来自外部的信息包括：上级政府部门和行政主管部门的要求、来自客户关于提供产品或服务的环境要求和询问、来自当地居民或周边社区的咨询、投诉、意见和抱怨、废弃物处理处置的相关信息以及市场环境需求的变化等等。组织应设专门部门或人员负责管理此项事务，特别是对于外部相关方的抱怨或投诉要高度重视。应将其作为管理评审的主要内容以及制定和修改方针、目标、指标的重要依据。
三，实施与审核要点：
1． 内、外部信息交流程序
2． 内部信息交流活动的实施情况及其效果的证据
3． 与外部相关方联络的接收、处置和回应活动形成的文件、实施情况及其效果的证据
4． 确定就重要环境因素进行外部信息交流的文件，以及实施外部信息交流的证据
4.4.4 文件
环境管理体系文件应包括：
ａ）环境方针、目标和指标；
ｂ） 对环境管理体系的覆盖范围的描述；
ｃ） 对环境管理体系主要要素及其相互作用的描述；相关文件的查询途径；
ｄ） 本标准要求的文件，包括记录；
ｅ） 组织为确保对涉及重要环境因素的过程进行有效策划、运行和控制所需的文件和记录。
一，本条款目的
（１） 环境管理体系文件是环境管理体系运行的依据，能够起到沟通意图，统一行动
的作用；
（２） 确保环境管理体系得到充分理解和有效运行。
二，理解要点
（１） 在各类管理体系和管理模式的实际运用中，有一句话广为流传：“写你想做的、做你所写的、记录下你所做的”。这句话反映了“写”、“做”和“记”三者的关系。在环境管理体系中，写和记的作用是如何发挥的呢？——— 这就是要通过文件化。体系文件使环境管理体系这一工具从无形到有形，体系的建立首先是以文件的形 式固定下来的。所以，文件质量的好坏直接影响着体系运行的效果。实际上，组织的环境管理体系文件应该是依据ISO14001：2004环境管理体系要求及使用指南标准条 款的要求，并结合以下基本情况而编制 出来的以文件支持的管理制度和管理办法：
● 组织活动、产品和服务的特点、 规模（通常由人数决定）、 类型（如制造业、服务业、区域型）、惯例等；
● 过程及其相互作用的复杂程度（如设计、生产、运输、采购、安装、调试、使用、废弃、处置、回收、管理等过程本身及过程之间的相互作用的复杂程度）；
● 人员素质和能力（如人员接受培训的多少、教育程度的高低、技能的熟练程度和经验的丰富与否）。
体系文件一经发布，就成为组织内部的法规性文件，全体员工必须遵照执行。
（２） 环境管理体系文件的内容和结构。环境管理体系文件是保证环境管理体系有效运行的基础。其内容应当足够详尽，以反映环境管理体系及其各部分协同运作的情况，并指示获取关于环境管理体系某一部分运行的更详细信息的途径。为此，组织应充分描述环境管理体系的17个核心（主要）要素的实施要求、实施程序和它们之间相互作用的关系。
关于环境管理体系的结构在标准中并未提出具体要求，组织可根据自身实际情况和对标准的理解程度，选择其认为比较合理、适用的文件结构和形式。目前，引用ISO9000标准中所使用的文件结构的情况比较多见。
新标准对文件类型提出明确的规定， a) - e) 必不可少；e) 条特别强调涉及重要环境因素的策划、运行、控制的文件记录等
（３）各管理体系文件的一体化问题。环境管理体系文件应与组织的其他管理体系文件相协调，可根据组织的具体情况将环境管理体系文件纳入到其他体系文件中去，也可引用其他体系文件作为环境管理体系文件的内容。文件的最根本要求应该是具有符合 性、可操作性和相容性。
（４） 文件载体的形式。文件可采用书面或电子（如磁 盘、光盘）的形式，或两者并用，可视组织的实际条件和需要而定。
（5）在体系文件中给出查询相关文件的途径，如手册的“程序文件对应表”和“引用/相关文件”。
三，实施与审核要点：
1．组织制定的形成文件的环境方针、目标和指标
2．描述组织的环境管理体系覆盖范围的文件
3．描述组织环境管理体系主要要素及其相互作用的文件
4．环境管理体系文件中提供的查询相关文件的方法及其有效性的证据
5．GB/T24001-2004标准所明确要求的文件和记录
6．组织为确保涉及重大环境因素的过程能够有效策划、运行和控制而制定和引用的文件和记录
