真心交流，共同进步

个人知识管理工具mybase桌面版

上一篇 / 下一篇 2009-05-18 12:26:28 / 个人分类：电脑知识

一。引言
1。知识管理需要实施
正如知识管理中心论坛知识管理实施板块的说明文字所说：光说不练假把式。知识管理为知识时代的企业和个人的发展提供了很好的指导，然而企业和个人真正能够发展需要知识管理的理念的实施，而且需要有效的实施。
2。知识管理的实施需要知识管理工具
知识管理的有效实施需要1）企业主管和个人的积极态度，2）企业和个人知识的总结和组织，3）知识流和业务流的疏理，4）支持2，3的知识管理工具和知识管理系统。知识管理工具或许不能说是知识管理实施中最重要的部分，但却是实施真正落实的有力保障。
3。关于个人知识管理工具
知识管理中将知识分为：why,what,how,who。那么知识管理工具应该提供管理四类知识的能力。然而对于这四类知识究竟如何管理还没有完善的解决方案。通常我们利用地址簿管理who，利用日程安排管理how，利用文档管理why and what。基于这样简单的思想，类似Microsoft Outlook的软件就可以完成这样的工作，事实上很多人也在使用它进行一些日常的个人知识管理工作。然而个人知识管理中需要管理的东西远远没有这么简单，比如我们每天从网上看到的许多有价值的文章，我们自己的一些照片，我们辛辛苦苦整理的IE收藏夹，我们自己编写的演示文档，应用程序，甚至我们每天记的日记等等。在知识管理中心的个人知识管理专题的文章PKM工具推荐中介绍了另外一个软件mybase，本篇文章将更为详细的为你介绍它。
二。Mybase用途
Mybase使用自己独特的数据库来存储一个树形大纲。你可以向这个大纲中插入条目，并以你喜欢的任何方式来组织他们。每一个条目可以包含RTF文本，附件和与其它条目之间的随意链接。这种树形大纲很灵活，所以你可以在单个数据库中存储任何类型的信息。通过一个小的程序内核和一定数量的插件和组件，你可以拥有一个：个人知识库，演示工具，电子书，HTML生成器，日程表，客户管理工具，Web收集器，记事本，地址簿，相册，日记本，收藏家，文件管理器，RTF编辑器，可以独立运行的数据库等等。
1。个人知识库
Mybase被广泛的用作个人知识库。它是存储诸如RTF,GIF/JPEG/PNG,HTML，甚至是二进制等类型的零散信息的理想方案，并且允许你创建相关主题/文章之间的链接，你甚至可以不用其它软件就能查看大部分常用的文件格式，比如：RTF/TXT/HTML。它的高级全文搜索能力可以帮助你快速的找到你要找的东西。
下面的这些新的令人兴奋的特性会帮助你更好的创建/管理/搜索你的知识库：
1）。剪切板监视器：如果剪切板的内容发生变化时，你想自动的保存文本内容，它可以帮你节约很多时间。当你想要收集信息或者保存文本时你不用从Web或者其它应用程序离开，Mybase会自动粘贴，命名和保存它。
2）。Mybase浏览器：可以让你浏览Mybase数据库，创建不需要安装Mybase和Mybase浏览器就可以在任何32位视窗系统上独立运行的可执行数据库。
3）。Web收集器：可以让你直接从IE捕捉Web页面并保存到Mybase中。你不需要首先保存HTML/MHT文件然后再手动插入它们。
4）。树形HTML生成器：允许你将Mybase数据库转换成一个HTML的树形目录和一系列的Web页。这样你可以直接将它们放到你的站点上，通过Internet来分享它们。
5）。Mybase插件规范：使程序具有无限的可扩展能力。
2。演示工具
Mybase可以作为一个很好的演示工具。你可以很方便的以树形大纲的形式来制作演示文档，Mybase浏览器允许你在任何的32位视窗系统上观看。如果你需要，你还可以将这个文档转换成一个可独立运行的可执行文件，这样就可以让别人在不预先安装Mybase和任何第三方软件的情况下观看它。
3。电子书
Mybase和它的浏览器也是简单地通过树形大纲形式组织电子书和文档的很好的解决方案。
4。树形HTML生成器
使用插件TreeHTML，你能方便的将整个Mybase数据库或者一部分转换成HTML树和一系列的Web页。插件TreeHTML将Mybase变成了一个很好的树形HTML生成器。
5。日程表
你可以简单的添加下面3个或者更多的条目来管理你的日程：
＋将要做的
＋正在做的
＋已经做完的
通过鼠标的拖放操作，你可以很方便的将要做的事情移动到＋正在做的条目里，当做完的时候再移动到＋已经做完的条目里。
如果你喜欢，你当然可以以你自己的方式增加更多的条目和子条目来运行你的日程表。
6。客户管理工具
Mybase是一个管理客户数据的良好解决方案，也就是说Mybase可以作为一个简单的CRM程序。
比如说，你可以将客户数据存储再Mybase数据库的一个分支上。每一个客户占据一个节点或者分支，客户数据（姓名，地址，联系，图片）存储在默认的注释区域，联系历史可以存储在附件箱里，客户的建议和其它相关信息作为子条目存储。
如果需要，你可以将客户数据添加到一个预先定义好的目录里。通过Mybase你可以根据自己的需要方便的重新安排所以已存储的条目。
另外，你还可以在你认为相关的不同条目之间创建链接。
当你需要发送信息时，插件nyfcrm.dll可以帮助你自动识别文本中的电子邮件地址，并通过一个自定义的邮件模板生成邮件的主体。
更进一步的是，插件nyf2grid.dll可以帮助你将客户数据导出为.cvs或者.xls文件，而插件nyftempl.nyf可以帮助你定义一个数据模板或者一个分层数据树，然后轻而易举的应用已经定义好的模板。
7。Web收集器
Mybase的附件箱是存储Web页和相连的图象的理想场所。内镶的Web浏览器允许你在不装载外部Web浏览器的情况下浏览存储的Web页。
组件WebCollect能和IE集成，允许你直接从IE4/5/6中捕捉Web页和相连的图象。而你不用必须首先保存HTML/MHT文件然后再手动插入它们。
数据库的树形结构允许你用层次大纲的形式来组织存储的Web页。你也可以以你喜欢的任何方式方便的重新安排存储的Web页。OLE拖放机制是你重新安排（比如：复制/移动/导入/导出/分隔/合并）大纲的最好方式。
为了在上网的时候捕捉web页，仅仅在IE中选择右键菜单”Save to Mybase”就行了。非常的简单和实用，极力推荐。
8。笔记本
你有过有许多的零散信息需要保存，而你又担心会忘记把它们放到哪儿的经历吗？
现在，通过Mybase，你永远不会再有这样的问题了。它是保存零散信息的理想方法，并且提供了全文搜索能力。如果你喜欢，你也可以在节点或者文本区域内加一个时间戳来帮助你组织和跟踪这些信息。
9。地址簿
Mybase的RTF笔记能被用来存储任何类型的文本，包括地质和联系信息。通过形式自由的树形大纲，你能地组织你的联系信息。
公司或者个人的名字可以作为节点文本，联系信息可以存储在默认的笔记区域，联系历史可以存储在一个子分支里，而附件部分是存储混杂数据例如图片的理想地方。
10。相册
Mybase内镶的浏览器可以像查看HTML/MHT一样查看诸如JPG/GIF/PNG等类型的web内容文件。所以你可以将图象放在一个条目的附件箱内。当你打开一个节点时，Mybase会自动利用内镶的浏览器为你显示存储的图象。
将相片简单的放进Mybase数据库中，一张照片占据一个节点，并以树形大纲的形式分级组织它们。这样就将Mybase变成了一个相册程序。
11。日记本
你可以在RTF编辑器里记日记，用附件箱存储和这一天相关的各种类型的文件，比如一个声音剪辑或者朋友发给你的一幅图片。
为了保护你的日记的隐私，你可以设置密码以保护日记在未经允许的情况下被访问。要设置文档密码，请选择“文件/数据库密码”菜单项，然后输入你的密码。要设置一个分支密码，请选择“大纲/使用工具/分支密码”菜单项，然后输入密码。
要在条目标题上使用时间戳和日期戳，按Crtl+T，然后你就能选择一个日期时间的格式和标题模板。
要在笔记区域内加时间戳，在RTF编辑器内按F5。
12。收藏夹
Mybase的RTF编辑器有自动探测URL的能力。所以你可以使用Mybase存储URLs。当你单击一个存储的URL（比如：www.wjjsoft.com），Mybase会弹出一个菜单让你从下面的命令中选择一个：
“镶入打开URL地址”
“外部打开URL地址”
“复制URL地址”
如果你在RTF文本中放置了电子邮件地址（比如：mailto:info@wjjsoft.com），会弹出一个不同的菜单，像下面这样：
“发送邮件，，，”
“复制邮件地址”
在RTF文本中，你可以为存储的URL地址添加任何的描述和注释。这样Mybase就成为了一个收藏夹。为了你的方便，Mybase还提供了从IE4以上版本使用的收藏夹中快速导入URL书签的工具。
13。文件管理器
RTF编辑器可以像识别URL一样识别file://链接。所以你可以在RTF笔记内插入文件/文件夹链接，并为它们添加注释。当你在文件链接上单击时，弹出菜单包括下面这些命令：
“镶入打开UNC地址”
“外部打开UNC地址”
“复制UNC地址”
这个特性将Mybase变成了一个文件管理器。
14。RTF编辑器
RTF编辑器与RTF2/3兼容，支持文本/段落格式，图象，OLE对象和很多有用的工具。
编辑器采用UNICODE编码，支持日语，韩语，繁体中文和简体中文等等。并且允许你导入纯文本/RTF文本文件或者导出纯文本/RTF文本文件。
所以Mybase可以作为你创建RTF文档很好的编辑器。
三。Mybase的使用
1。下载
你可以在这个页面找到所有关于Mybase的下载：http://www.wjjsoft.com/download.html
2。安装和中文支持
通过运行mbs483.exe来安装桌面版。你要做的就是类似选择安装路径这样的简单操作。如果你想使用中文的界面，下载中文语言包mbs_chs.zip并解压，将解压得到的chs.lcf文件拷贝到Mybase的安装目录（nyfedit.exe所在的文件夹）。这样你就可以从菜单“工具/语言”中选择简体中文了。
3。使用WebCollect直接从IE中捕捉web页
你可以从上面提供的下载地址下载WebCollect。它是一个自解压的可执行文件，直接运行它就可以安装WebCollect了。在安装完成以后，为了在上网冲浪时直接从IE中保存web页，右击鼠标，从快捷菜单中选择“Save to Mybase”命令。WebCollect的对话框会弹出来，选择一个数据库，如果你第一次使用，你必须创建一个数据库，然后指定或者创建一个节点来存放web页。现在你就可以按OK来保存web页了。
WebCollect提供了很多的选项，让你在保存页面时可以进行更多的控制。比如，你可以保存页面到一个子节点或者相邻节点，保存页面的所有信息或者选定的HTML，不带格式的纯文本，选定的图片。你也可以将页面地址包含进来，还可以包括相连的图片，FLASH。还可以保持链接，清除JavaScript和VBScript，去掉烦人的弹出窗口等等。
4。生成树形HTML
插件treehtml.dll允许你将Mybase数据库转化成HTML树，包括节点间的链接和附件。从而通过使用IE和Netscape Communicator利用Internet同其他人分享你的数据库。
1）安装插件。有两种方式可以是Mybase的插件工作。
＋从1中提供的地址下载TreeHTML。解压后将treehtml.dll拷贝到Mybase安装目录下的“add-ons”目录中。如果采用默认安装这个目录是"C:\Program Files\wjjsoft\Mybase\add-ons"。最后重新启动Mybase完成安装。
＋将下载的插件解压到一个目录里。在Mybase的选项对话框中，单击“Add-ons”标签，然后将解压目录添加到组件搜索路径列表中。最后重新启动Mybase完成安装。
2）导出树形HTML。插件安装好以后，你可以执行菜单“大纲/实用工具/导出/HTML tree”命令，会弹出对话框，你可以选择导出的位置，以及导出的内容（整个数据库，还是选择的节点），最后按“OK”生成树形HTML。
生成的页面被分成左右或者上下两部分。上/左大纲包含树形的结构框架，下/右框架显示和框架节点相连的内容。
5。创建独立运行的.exe数据库
从版本4。62开始，Mybase提供了一个令人兴奋的特性——允许你将浏览器结合到数据库中来创建一个可以独立允许的可执行文件。从而使你能够在没有安装浏览器或者Mybase本身的情况下在任何32位的视窗系统上查看数据库。
选择菜单“工具/转换资料库为EXE”命令，然后选择一个数据库，单击“打开”确定。EXE的数据库就生成了，与数据库存储在同一个文件夹里，以.exe作为扩展名。然后你就可以运行生成的可执行文件测试它是不是如你想象的一样工作。
注意，如果你视图转换当前打开的数据库，这个工具将不能执行。所以你需要在转换之前将数据库关闭。但是只要文件以只读方式而不是读写方式打开你仍然可以进行转换。
另外你可以在浏览器中生成可执行数据库，因为通常文件是以只读方式打开的
最后你还可以从Windows资源管理器中创建可执行的数据库。在.nyf文件上右击，然后选择“Create EXE databse”命令。
6。有关Mybase使用的更多内容，你可以参考它的帮助文件。另外观看它的演示数据库是学习的最好方法。你可以通过“帮助/资料库实例”菜单命令来打开演示数据库。
四。小结
本文为你详细的介绍了Mybase的用途和主要的使用方法，希望通过使用它，可以方便你的个人知识管理。
参考文献：
1。http://www.wjjsoft.com/download.html
2。User's Manual(Mybase Desktop)