4.5.3 不符合、纠正措施和预防措施
组织应建立、实施并保持一个或多个程序，用来处理实际或潜在的不符合，采取纠正措施和预防措施。程序中应规定以下方面的要求：
ａ） 识别和纠正不符合，并采取措施减少所造成的环境影响；
ｂ） 对不符合进行调查，确定其产生原因,并采取措施以避免再度发生；
ｃ） 评价采取预防措施的需求；实施所制定的适当措施，以避免不符合的发生；
ｄ） 记录采取纠正措施和预防措施的结果；
ｅ） 评审所采取的纠正措施和预防措施的有效性。
所采取的措施应与问题和环境影响的严重程度相符 。
组织应确保对环境管理体系文件进行必要的更改。
一，本条款目的
（１） 采取有效的纠正措施和预防措施对不符合原因进行分析，对不符合事实进行整改，消除不符合的潜在根源，减少环境影响，并防止问题的再次发生；
（２） 及时开展对不符合的纠正和预防工作是环境管理体系不断完善和持续改进的重要保障。
二，理解要点
（１） 任何管理体系在建立和运行的过程中，都难免会存在这样或是那样的不符合规定要求的客观事实。出现不符合并不可怕，重要的是组织将如何应对这些不符合。为了维护体系的正常运行，使组织的活动、产品和服务始终能够处于一种受控状态，组织应针对不符合建立一套发现问题、解决问题、有效避免问题发生或防止问题再度发生的自我完善机制，对实际的或潜在的不符合的原因进行调查和分析，采取切实有效的纠正措施或预防措施，减少由此产生的不良后果，从而最终达到持续改进环境管理体系和环境绩效的目的。因此，本要素实际上是衡量组织环境管理体系适宜性、充分性和有效性的重要尺度，虽然是一种被动的环境管理，但却发挥着 “亡羊补牢” 的作用。
（２） 标准中所谈及的 “不符合” 是指 “未满足要求”，主要包括各种未满足环境方针、目标、指标、体系程序、工作标准、惯例、法律法规和其他要求等的情况，包括体系文件本身不符合标准的要求，日常活动中环境行为和环境绩效出现不符合，人、财、物资源不充分，设施设备不满足要求，内部和外部的投诉以及内审和管理评审提出的不符合等。造成不符合现象的原因可能是多方面的，一般来讲，常见的原因有组织内外部信息交流不顺畅、员工培训工作不充分或是缺乏体系运行资源的保障、对程序要求理解有偏差或是程序本身就存在某种缺陷、缺乏相应程序的指导或是违反程序要求进行操作等。
（３） 针对所有的不符合情况，组织应建立并保持一个或多个文件化的系统程 序，其内容通常包括：
● 对已存在的不符合进行识别和纠正，采取措施少所造成的环境影响；
● 针对已发现的不符合调查事实并分析原因，采取相应的纠正措施消除其产生原因，杜绝类似不符合再度发生。
● 针对潜在的不符合收集相关证据，分析其原因、发生的可能性和可能造成的影响程度，采取必要的预防措施，防止不符合事实的发生 ；
● 对组织所采取的纠正或预防措施的实施结果进行跟踪验证和记录，并评价其有效性。
为保证程序的有效实施， 组织应规定有关的职责和权限， 明确由谁负责调查不 符合、谁负责提出纠正措施或预防措施，谁来实施，谁负责监督，谁负责体系文件的更改等。对于纠正措施和预防措施实施的全过程，组织都应保存相关的记录。
（４） 需要特别注意的是，组织在制订和采取纠正措施或预防措施时，应充分考 虑不符合的严重性和所伴随的环境影响。针对不同问题和情况，有时可能无须制定多少正式计划，即能达到目的，或措施可能相对简单，实施后能够迅速见效；但有时就可能需要复杂而长期的活动。总之，为了识别、纠正、减少、预防或消除已存在的和潜在不符合的原因或影响所采取的纠正措施和预防措施的规模和力度应与不符合的情况相适配，既不能大事化小，也没必要小题大做。为了能从不符合、纠正措施和预防措施的实施中吸取经验和教训，组织还需注意：
● 如可行，尽量识别和挖掘出组织环境管理体系和一般管理中缺陷的根源和机理所在，而非就事论事，只停留在表面；
● 就所发现的问题和建议与管理者和有关的相关方进行沟通；
● 将出自不符合调查中的有关发现和建议纳入持续性的环境管理评审过程中，将经验和教训举一反三，应用于整个组织。
三．实施与审核要点：
1．不符合、纠正措施和预防措施控制程序
2．识别、纠正和对不符合采取措施以减少环境影响的证据
3．调查并确定不符合的原因，实施纠正措施的结果并对其有效性进行评审的证据
4．评价预防措施需求的证据，根据需要，实施预防措施的结果并对其有效性进行评审的证据
5．所采取的措施与问题和环境影响的严重性相适宜的证据
6．由纠正措施和预防措施引起的环境管理体系文件更改的实施证据
4.5.4 记录控制
组织应根据需要，建立并保持必要的记录，用来证实对环境管理体系及本标准要求的符合，以及所实现的结果。
组织应建立、实施并保持一个或多个程序， 用于记录的标识、存放、保护、检索、留存和处置。
环境记录应字迹清楚，标识明确，并具有可追溯性。
一，本条款目的
（１） 提供环境管理体系符合要求的证据，证实环境管理体系处于有效的运行状态；
（２） 为环境管理体系的持续改进提供依据。
二，理解要点
（１） 记录的作用和地位。记录是体系运行过程中留下的客观信息、数据以及某 事件已经完成的证据（但记录不是证实遵守本标准的唯一依据来源）。 记录的作用体 现在两个方面，首先它是EMS连续运行的证据， 证明组织的EMS正在按照计划和安排正确实施，通过查阅组织的记录，可以具体了解组实施环境管理体系的符合性和有效性；其次，记录还为组织发现问题，采取后续纠正措施和预防措施，并为制定新的环境管理目标和指标提供依据。此外，由于记录的可追溯特点，当组织遇到需要溯源、追查原因或澄清责任时，也可利用记录来提供客观的证据。 可见，对环境记录进行良好的控制是组织体系成功运行的关键。
（２） 制定记录控制程序。既然记录对于组织的环境管 理体系运行有着如此重要的作用，那么组织如何对记录加以控制呢？标准要求组织应建立、实施并保持一个或多个控制程序，明确记录的标识、收集、编目、归档、贮存、维护、查阅、留存和处置的过程。首先，组织应明确需要保存哪些记录，然后针对每一项记录还要明确其具体的保存时间和保存方法。 通常，组织环境管理体系所涉及的记录包括以下方面。
● 环境因素（重要环境因素）清单和环境影响评价记录；
● 有关适用于组织活动、产品和服务的法律法规和其他要求的信息，包括法律法规清单、法律法规适用性评价记录、合规性评价记录等 ；
● 培训记录（包括培训计划、签到记录、试卷和培训效果评价）；
● 运行过程信息，包括能源资源消耗记录、污染物控制情况记录等；
● 环境目标、指标和管理方案完成情况检查记录 ；
● 产品信息（包括产品标识、性能和成分数据等）；
● 与外部进行信息交流的决定；
● 和相关方的交流记录，包括抱怨记录；
● 设备和仪器的检查、维护和校准记录；
● 监测和测量记录（包括自主监测和执法监测记录）
● 环境绩效信息；
● 紧急情况和应急措施记录（各种现场的应急准备预案、应急演习记录）
● 体系文件控制记录 发放、签收、借阅、修订、复制、销毁、留存记录等）；
● 关于不符合内容的记录，如事故报告、投诉记录和后续纠正措施和预防措施等；
● 有关供方和合同方信息，如合同文本和监督检查记录；
● 内部审核和管理评审的过程及结果记录；
● 各种环境会议的记录。
（３） 记录本身的要求。环境记录本身要求填写认真、 属实，字迹要清晰，标识 要 明确，应具有明确的追溯线索，能将记录所记载的信息和相关的活动、产品和服务联系起来，便于查询。组织可建立环境记录清单，并采用统一编号、分类等措施对记录进行规范管理。记录的保存应提供适宜的场所，保管方法应便于存取和检索，并防止人为的和意外的损坏和遗失。保存环境应当适宜，应作到防雨淋、防虫蛀、防霉变和防失火等。
（４） 记录可以采取书面或电子媒体的形式。当采用电子媒体形式保存记录时， 应注
意适当备份并保证良好的保存环境，应作到防磁、防晒 、防病毒和防丢失，此外，对于记录的机密性要求 组织也可视具体情况加以考虑。
三，实施与审核要点：
1．记录控制程序
2．证实组织保存的环境管理记录完整、清楚、真实、标识明确并易于检索的证据
3．环境记录的存放和保护符合程序规定的证据
4．证实组织按规定留存和处置记录的证据
5．根据记录可以实现追溯性要求的证据
